Que doit contenir votre registre de kilométrage au Québec ?

En bref : pour déduire des frais de véhicule, tenez un registre qui indique la date, la destination, le but et le kilométrage de chaque déplacement d'affaires, ainsi que la lecture de l'odomètre au début et à la fin de l'année. L'ARC accepte un registre complet pour une année de référence, puis un échantillon de trois mois les années suivantes. Au Québec, l'employé qui conduit une automobile fournie par son employeur doit lui remettre une copie de son registre au plus tard le 10 janvier (ou dans les 10 jours suivant le retour de l'automobile), sinon il s'expose à une pénalité de 200 $.

Pourquoi le registre compte autant ?

Les frais de véhicule ne sont déductibles que pour la part des kilomètres faits pour gagner un revenu. Les reçus prouvent ce que vous avez payé ; le registre prouve la part d'affaires. Sans lui, un vérificateur peut réduire la déduction.

Quoi inscrire ?

Pour chaque déplacement d'affaires, l'ARC demande :

  • La date.
  • La destination, idéalement le nom et l'adresse du client.
  • Le but, par exemple une rencontre client ou l'achat de fournitures.
  • Le nombre de kilomètres parcourus.
  • La lecture de l'odomètre au début et à la fin de l'exercice.
  • Le total des kilomètres et les kilomètres d'affaires.
  • Les changements de véhicule, avec la date et la lecture de l'odomètre à l'achat, à la vente ou à l'échange.
  • Un registre distinct par véhicule, avec ses propres frais d'utilisation et d'entretien.

Pour l'ensemble de l'année, notez aussi :

Peut-on tenir un registre plus court après la première année ?

Au fédéral, oui. L'ARC accepte un registre simplifié : un registre complet pendant une année entière (l'année de référence), puis un échantillon de trois mois les années suivantes, si le résultat reste à 10 % près de l'année de référence. Voici l'exemple de l'ARC :

  1. L'année de référence montre 49 % d'usage d'affaires pour l'année et 46 % d'avril à juin.
  2. Une année suivante, l'échantillon d'avril à juin montre 51 %.
  3. L'estimation est de 51 % ÷ 46 % × 49 % = 54 % pour l'année.

Le 54 % est accepté parce qu'il se situe entre 39 % et 59 %. Sinon, il faut des registres réels pour l'année (ou une nouvelle année de référence). Conservez le registre de référence six ans après la dernière année où vous vous en servez.

La méthode des trois mois est une politique de l'ARC. Nous n'avons pas trouvé d'équivalent décrit par Revenu Québec ; pour le Québec, un registre de toute l'année reste la preuve la plus sûre.

Qu'exige Revenu Québec ?

Le Québec a une règle précise pour l'employé à qui l'employeur fournit une automobile. Il doit tenir un registre et en remettre une copie à l'employeur au plus tard le 10 janvier de l'année suivante, ou dans les 10 jours suivant le retour de l'automobile. Le registre indique le nombre de jours de disponibilité et les kilomètres parcourus, puis, pour chaque déplacement de travail, le départ, la destination, la distance et le motif. Si l'automobile sert uniquement à des fins personnelles, le nombre de jours et la lecture de l'odomètre au début et à la fin suffisent. L'employé qui ne remet pas son registre à temps encourt une pénalité de 200 $.

L'employé qui paie ses frais d'automobile fait signer le T2200 et le TP-64.3 par l'employeur, puis remplit le T777 et le TP-59.

Quels sont les taux au kilomètre pour 2026 ?

Pour 2026, le plafond des allocations exonérées qu'un employeur peut déduire est de 0,73 $ le km pour les 5 000 premiers kilomètres et de 0,67 $ le km ensuite (0,77 $ et 0,71 $ dans les territoires). Revenu Québec a annoncé les mêmes plafonds. Le taux qui sert à calculer l'avantage pour la part personnelle des frais de fonctionnement d'une automobile fournie par l'employeur demeure à 0,34 $ le km.

Exemple : un employé parcourt 6 000 km pour son travail en 2026. C'est 5 000 × 0,73 $ = 3 650 $, plus 1 000 × 0,67 $ = 670 $, pour un total de 4 320 $.

Ces taux visent les allocations d'employeur. Le travailleur autonome ne déduit pas un taux au kilomètre : il déduit ses frais réels multipliés par son pourcentage d'usage d'affaires (voir notre liste des dépenses du travailleur autonome).

Vous voulez qu'on vérifie vos frais de véhicule ?

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Cet article est de l'information générale et ne constitue pas un conseil comptable ou fiscal personnalisé.

Questions fréquentes

Une application de kilométrage compte-t-elle comme registre ?

Oui, si elle note la date, la destination, le but et les kilomètres de chaque déplacement d'affaires, avec l'odomètre au début et à la fin de l'année. Exportez-la en fin d'année.

Que faire si je n'ai jamais tenu de registre ?

Votre agenda, vos factures et les adresses de vos clients peuvent aider, mais une reconstitution est moins solide qu'un registre tenu au fur et à mesure. Commencez-en un dès maintenant.

Un travailleur autonome peut-il utiliser le taux de 0,73 $ le km ?

Non. Les taux au kilomètre de 2026 sont des plafonds pour les allocations versées par un employeur à ses employés. Le travailleur autonome déduit ses frais réels multipliés par son pourcentage d'usage d'affaires.

Sources

À découvrir

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