Comment configurer QuickBooks Online pour une entreprise québécoise ?

En bref : situez votre entreprise au Québec pour que QuickBooks utilise la configuration de taxes de Revenu Québec, entrez vos numéros de TPS et de TVQ et votre fréquence de déclaration, gardez un plan comptable court, branchez vos comptes bancaires et cartes de crédit d'entreprise et numérisez vos reçus au fur et à mesure. QuickBooks prépare les montants de votre déclaration de TPS/TVQ, mais c'est vous qui la produisez et qui payez auprès de Revenu Québec.

Commencez par les paramètres de base

Avant d'entrer une seule transaction, vérifiez ce qui est pénible à changer plus tard : la raison sociale et le nom commercial, votre numéro d'entreprise, le premier mois de votre exercice et la province. Si vous voulez travailler en français, choisissez la langue dès le départ, avant de bâtir vos comptes. La changer plus tard peut vous obliger à vérifier et à renommer des comptes à la main.

Notre équipe détient la certification QuickBooks ProAdvisor (niveau avancé) ; c'est dans ces réglages que nous voyons le plus de travail à refaire.

Comment fonctionnent la TPS et la TVQ dans QuickBooks Online ?

Au Québec, Revenu Québec administre la TPS et la TVQ ; la plupart des entreprises produisent donc une seule déclaration auprès de Revenu Québec, et non de l'ARC. L'aide canadienne d'Intuit indique qu'une entreprise située au Québec n'a qu'une seule fiche d'agence, nommée Revenu Québec, pour sa TPS et sa TVQ.

Les réglages se trouvent sous All apps > Sales Tax > Overview > Manage sales tax, puis Edit agency settings à côté de l'agence (les libellés peuvent être traduits si votre interface est en français). Vous y indiquez le début de votre période de déclaration, votre fréquence et vos numéros d'inscription. Intuit modifie souvent ses menus ; si un libellé a changé, cherchez le chemin à jour dans son aide canadienne.

Les codes courants au Québec :

  • GST/QST QC (14,975 %) pour la plupart des ventes et achats taxables.
  • GST (5 %) quand seule la taxe fédérale s'applique.
  • QST QC (9,975 %) quand seule la taxe du Québec s'applique.
  • Z (détaxé) pour les biens taxables à 0 %.
  • E (exonéré) pour les fournitures exonérées.
  • Out of scope (hors champ) pour les sommes hors du régime de taxes, comme un apport du propriétaire.

Exemple : vous facturez 1 000 $ de services taxables avec le code GST/QST QC. QuickBooks ajoute 50 $ de TPS et 99,75 $ de TVQ, pour 1 149,75 $. Les 149,75 $ ne sont pas un revenu : ils restent dans un solde de taxes jusqu'à la déclaration. Pour les repas et frais de représentation, Intuit explique comment créer un taux combiné qui sépare la taxe récupérable du reste. La logique est expliquée dans notre article sur l'inscription de la TPS et de la TVQ.

À quoi doit ressembler le plan comptable ?

Restez simple : une courte liste bien utilisée vaut mieux que 80 comptes.

  • Un compte bancaire par compte réel, et un par carte de crédit.
  • Des comptes de revenus qui reflètent ce que vous vendez (par exemple, services et produits).
  • Des comptes de dépenses proches des lignes de votre déclaration : loyer, téléphone, logiciels, véhicule, honoraires professionnels, publicité.
  • Des comptes du propriétaire : prélèvements pour une entreprise individuelle, ou compte d'avances de l'actionnaire pour une société.
  • Les prêts et les actifs, comme l'équipement, séparés des dépenses.

Brancher les flux bancaires

Allez dans All apps > Accounting > Bank transactions, choisissez Connect account et trouvez votre banque. Les transactions arrivent dans l'onglet For review, où vous les catégorisez ou les associez aux factures déjà inscrites. Branchez seulement des comptes d'entreprise et conciliez chaque mois (voir notre guide de conciliation bancaire).

Numériser les reçus

Sur le Web, allez dans All apps > Accounting > Receipts et téléversez vos fichiers, un reçu par fichier (PDF, JPG, PNG ou GIF). Dans l'application mobile, utilisez Receipt snap pour photographier un reçu sur place. QuickBooks lit le reçu et propose une transaction que vous révisez, puis ajoutez ou associez. Vérifiez que les montants de TPS et de TVQ lus correspondent au reçu.

Produire votre déclaration de TPS/TVQ

Dans All apps > Sales Tax > Overview, ouvrez l'onglet Filings et choisissez Prepare return. Révisez les montants, produisez la déclaration sur le site de Revenu Québec, puis revenez sélectionner Mark as filed. QuickBooks n'envoie ni la déclaration ni le paiement : vous payez Revenu Québec séparément, puis vous inscrivez le paiement dans QuickBooks (onglet Filings, déclarations Filed, Record payment).

Vous voulez qu'on s'en occupe ?

Réservez une séance gratuite de 30 minutes sur soleraaccounting.ca/rendez-vous ou appelez au 450 612-7223. Nous pouvons configurer ou remettre en ordre votre dossier QuickBooks Online pour les taxes du Québec et vous montrer comment le garder à jour. Service en français, en anglais et en arabe.

Cet article est de l'information générale et ne constitue pas un conseil comptable ou fiscal personnalisé.

Questions fréquentes

QuickBooks Online transmet-il ma déclaration de TPS/TVQ à Revenu Québec ?

Non. QuickBooks prépare la déclaration, mais vous la produisez et payez vous-même auprès de Revenu Québec, puis vous inscrivez le tout dans QuickBooks.

Quel code de taxe utiliser pour la plupart des achats au Québec ?

GST/QST QC (14,975 %) pour la plupart des achats taxables auprès de fournisseurs québécois. Utilisez GST seul, Z, E ou Out of scope seulement quand le reçu ou le type de transaction le justifie.

Peut-on utiliser QuickBooks Online en français ?

Oui. Choisissez le français dès le départ si possible, avant de bâtir votre plan comptable, pour ne pas avoir à vérifier et renommer des comptes plus tard.

Sources

À découvrir

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