Combien coûte la tenue de livres, et quand faut-il la confier ?

En bref : le coût dépend bien plus de votre situation que d'un tarif standard : le nombre de transactions et de comptes, la paie, la fréquence de vos déclarations de TPS/TVQ et le retard accumulé. Faire vos livres vous-même économise de l'argent, mais coûte du temps et comporte un risque d'erreurs. Le moment de déléguer arrive souvent quand les livres ont des mois de retard, que les échéances glissent ou que vous ne faites plus confiance à vos chiffres.

Qu'est-ce qui fait varier le coût ?

Quand un teneur de livres prépare une soumission, voici ce qui fait réellement bouger le prix :

  • Le volume de transactions. Cinquante transactions par mois ou cinq cents, ce n'est pas le même travail.
  • Le nombre de comptes. Chaque compte bancaire, carte de crédit, prêt et processeur de paiement demande sa propre conciliation.
  • La paie. Les paies, les retenues à la source, les T4 et les relevés 1 ajoutent du travail régulier.
  • La fréquence des déclarations de TPS/TVQ. Un déclarant mensuel a besoin de livres à jour chaque mois ; un déclarant annuel, une fois par année.
  • L'état des livres. Rattraper une année d'écritures manquantes est un projet distinct de l'entretien de livres à jour (voir notre guide de rattrapage).
  • La façon dont les documents arrivent. Des reçus dans une application et des flux bancaires branchés coûtent moins cher à traiter qu'une boîte à chaussures en avril.
  • L'inventaire, plusieurs devises ou plusieurs sociétés. Chacun ajoute des étapes.

Nous ne publions pas de grille de prix ici, parce que deux entreprises de même taille peuvent demander un travail très différent. Une première conversation gratuite est la façon honnête d'obtenir un chiffre.

Vos trois options

  1. Le faire vous-même dans un chiffrier. Le moins cher en dollars. Ça fonctionne pour une très petite entreprise simple, mais la TPS/TVQ et les conciliations sont faciles à rater.
  2. Le faire vous-même dans un logiciel comptable. Les flux bancaires et la numérisation des reçus éliminent presque toute la saisie. Vous décidez quand même comment chaque transaction est codée, et c'est là que la plupart des erreurs se produisent.
  3. Engager un teneur de livres. Vous payez des heures, et vous récupérez votre temps avec quelqu'un qui connaît les règles de TPS/TVQ et de paie du Québec. Bien des entreprises combinent : elles photographient leurs reçus, le teneur de livres fait le reste.

Ce que le faire soi-même coûte vraiment

L'abonnement au logiciel est le coût visible. Les coûts cachés sont plus importants :

  • Vos heures, souvent le soir, au taux que vous pourriez facturer à un client.
  • Le rattrapage quand une saison chargée laisse des mois en plan.
  • Les pénalités. Revenu Québec impose 100 $ pour chaque renseignement exigé qui manque sur un relevé, et l'ARC impose 125 $ pour 6 à 50 feuillets produits sur papier alors qu'ils devaient l'être par Internet.
  • Les déductions et crédits oubliés à cause de reçus jamais inscrits.

N'oubliez pas que l'ARC exige de conserver les registres au moins six ans. Des livres que vous ne pouvez pas expliquer plus tard coûtent cher lors d'une vérification.

Les signes qu'il est temps de déléguer

  • Vous avez trois mois de retard ou plus, et chaque mois empire la situation.
  • Vos déclarations de TPS/TVQ sont produites en retard, ou avec des estimations.
  • Vous venez d'embaucher votre premier employé et les échéances de paie sont nouvelles pour vous.
  • Votre comptable vous renvoie les livres en fin d'année avec une liste de questions.
  • Vous ne connaissez pas votre vrai profit ni le montant d'impôt à mettre de côté.
  • La tenue de livres vous prend plus que quelques heures par semaine que vous préféreriez passer avec vos clients.

Comment comparer les soumissions

Posez les mêmes questions à chaque teneur de livres pour comparer des prix comparables :

  1. Qu'est-ce qui est inclus exactement : conciliations, déclarations de TPS/TVQ, paie, relevés ?
  2. À quelle fréquence les livres seront-ils mis à jour ?
  3. Le rattrapage est-il facturé à part ?
  4. Qui paie le logiciel ?
  5. De quoi avez-vous besoin de ma part, et quand ?
  6. Qui prépare la fin d'année et les déclarations de revenus, et comment se fait le transfert ?

Il est aussi utile de savoir ce que fait un teneur de livres par rapport à un comptable avant de comparer.

Vous voulez une soumission pour vos livres ?

Réservez une séance gratuite de 30 minutes sur soleraaccounting.ca/rendez-vous ou appelez au 450 612-7223. Nous regarderons votre volume, vos comptes et vos échéances et vous dirons clairement ce que la tenue de vos livres demanderait. Service en français, en anglais et en arabe.

Cet article est de l'information générale et ne constitue pas un conseil comptable ou fiscal personnalisé.

Questions fréquentes

Un logiciel comptable suffit-il à lui seul ?

Pour une entreprise simple, souvent oui, si vous révisez et codez les transactions chaque mois. Le logiciel automatise la saisie, pas le jugement : les codes de TPS/TVQ et les catégories doivent quand même être justes.

Pourquoi ne pas donner un prix sans voir mes livres ?

Parce que le travail dépend du volume de transactions, du nombre de comptes, de la paie, de la fréquence de TPS/TVQ et du retard des livres. Deux entreprises au même chiffre d'affaires peuvent demander un travail très différent.

Puis-je confier seulement une partie de la tenue de livres ?

Oui. Bien des propriétaires numérisent leurs reçus et envoient leurs factures eux-mêmes, et confient les conciliations, les déclarations de TPS/TVQ et la paie à un teneur de livres.

Sources

À découvrir

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