À quelle fréquence une petite entreprise au Québec doit-elle faire sa tenue de livres ?

En bref : pour la plupart des petites entreprises, une fois par mois, c'est le bon rythme : on inscrit toutes les transactions et on concilie les comptes bancaires et les cartes de crédit avant le relevé suivant. Si vous produisez vos déclarations de TPS/TVQ chaque mois ou si vous avez une paie, le mensuel est un minimum. Les entreprises très actives (commerce de détail, restaurants, entrepreneurs avec beaucoup de chantiers) gagnent à faire un suivi chaque semaine. Le trimestriel peut fonctionner seulement avec peu de transactions et aucun employé.

Qu'est-ce qui fixe le rythme minimum ?

Vos livres doivent être à jour chaque fois que vous devez quelque chose au gouvernement. Au Québec, deux calendriers dictent ce rythme.

  • Les déclarations de TPS/TVQ. L'ARC attribue une période de déclaration annuelle si vos fournitures taxables annuelles sont de 1 500 000 $ ou moins, trimestrielle au-delà de 1 500 000 $ jusqu'à 6 000 000 $, et mensuelle au-delà de 6 000 000 $. Vous pouvez aussi choisir de produire plus souvent. Revenu Québec détermine votre fréquence pour les deux taxes selon le total de vos ventes taxables annuelles au Canada (y compris celles des entreprises associées) ; elle figure sur votre confirmation d'inscription.
  • Les dates d'échéance. Les déclarations mensuelles et trimestrielles sont dues un mois après la fin de la période. Les déclarations annuelles sont généralement dues trois mois après la fin de l'exercice (le 15 juin pour un particulier en affaires dont l'exercice se termine le 31 décembre, avec paiement du solde au plus tard le 30 avril).
  • Les remises de retenues à la source. Les remettants réguliers envoient les retenues à l'ARC au plus tard le 15 du mois suivant la paie. Chez Revenu Québec, les remises mensuelles sont aussi dues le 15 du mois suivant. Les petits employeurs peuvent parfois remettre chaque trimestre (ou, à Revenu Québec, une fois par année), et les grands employeurs remettent plus souvent.

Si vous produisez vos déclarations de taxes chaque trimestre, vos livres doivent être propres au moins quatre fois par année. Avec une paie, la plupart des employeurs sont de toute façon sur un rythme mensuel. Pour choisir votre période, voyez notre article sur la fréquence des déclarations de TPS/TVQ.

Chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre ?

  • Chaque semaine. Des dizaines de ventes ou d'achats par semaine, de l'argent comptant, de l'inventaire ou une trésorerie serrée. De quinze à trente minutes par semaine valent mieux qu'un samedi perdu chaque mois.
  • Chaque mois. Le choix par défaut pour la plupart des entreprises de services, des travailleurs autonomes inscrits aux taxes et de tout employeur, même avec un seul employé.
  • Chaque trimestre. Seulement pour une entreprise tranquille, avec peu de transactions, sans paie et avec une période de taxes trimestrielle ou annuelle. Même là, la conciliation bancaire est plus simple chaque mois.
  • Une fois par année. C'est comme ça qu'on se retrouve à reconstituer douze mois de reçus en avril. Nous ne le conseillons pas.

Une routine mensuelle qui tient la route

  1. Téléchargez les transactions bancaires et de cartes de crédit (ou laissez votre logiciel les importer).
  2. Classez chaque transaction et joignez le reçu ou la facture.
  3. Inscrivez les ventes et envoyez les factures en attente.
  4. Vérifiez qui vous doit de l'argent et relancez les retards.
  5. Conciliez chaque compte bancaire et chaque carte avec le relevé (voir comment faire une conciliation bancaire).
  6. Notez la TPS et la TVQ perçues et payées pour la période.
  7. Jetez un coup d'œil à l'état des résultats du mois pour repérer ce qui cloche.

Pour une entreprise de 50 à 100 transactions par mois, ça prend habituellement quelques heures une fois l'habitude prise.

Pourquoi ne pas attendre la fin de l'année ?

Des livres en retard coûtent cher, mais sans bruit. Des reçus se perdent, donc des dépenses et des crédits de taxe ne sont jamais réclamés. Vous découvrez un problème de liquidités une fois qu'il est arrivé. Et quand l'ARC ou Revenu Québec pose une question, vous répondez de mémoire au lieu de répondre avec vos registres.

Vous voulez qu'on garde vos livres à jour ?

Réservez une séance gratuite de 30 minutes sur soleraaccounting.ca/rendez-vous ou appelez au 450 612-7223. Nous regarderons votre volume, votre période de TPS/TVQ et votre paie, puis nous vous proposerons un calendrier réaliste. Service en français, en anglais et en arabe.

Cet article est de l'information générale et ne constitue pas un conseil comptable ou fiscal personnalisé.

Questions fréquentes

La loi oblige-t-elle à faire sa tenue de livres chaque mois ?

Aucune loi ne fixe une fréquence. Vous devez tenir des registres adéquats, produire vos déclarations de TPS/TVQ et remettre vos retenues à la source à temps, et ces échéances font du mensuel le minimum pratique.

Je produis ma déclaration de TPS/TVQ une fois par année. Puis-je faire mes livres une fois par année ?

C'est possible, mais risqué. Il vous faut quand même des registres pour toute l'année, et un suivi mensuel ou trimestriel accélère la déclaration annuelle et permet de retrouver les reçus manquants pendant qu'il est encore temps.

Combien de temps prend une tenue de livres mensuelle ?

Ça dépend du volume. Avec les flux bancaires et les reçus numérisés au fur et à mesure, une entreprise de 50 à 100 transactions par mois y consacre généralement quelques heures, conciliation bancaire comprise.

Sources

À découvrir

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